より機動的かつ透明性の高い7spinカジノへ

2020年、日本郵船（株）はより機動的かつ透明性の高い7spinカジノの構築を目的として、ガバナンス体制における大きな変革の舵を切った。当時は、重要案件は「経営委員会」での承認・報告を経て取締役会に付議されていたが、「経営委員会」は各部署から提議された議案に対して、社長、会長をはじめ取締役兼務者を含む28名の経営委員全員が意思決定に参加する決議体で、時間を必要とする上、過半数の賛成を得ることで承認される仕組みとなっていた。

2020年の変革では7spinカジノを整備すべく、従来経営委員会に与えていた権限を社長執行役員に与え、意思決定の機動性を確保した。また、高い透明性を確保するため、事前審議の場として「経営会議」を設置。「経営会議」は、執行役員である会長、社長、本部長、副本部長らで構成され、従前よりも少数の編成とすることで迅速で効率的な情報共有が実現した。さらに「経営会議」では付議案件に対して全本部長が賛成か反対か、理由も含めて発言し、本部長の意見を踏まえた上で最終的には社長自らが判断を行うこととした。

これらの変革により、日本郵船の7spinカジノは、機動的かつ透明性の高いプロセスへ進化したのである。

縁の下で7spinカジノの意思決定を支える

従前よりも透明性が高く、機動的な意思決定の仕組みが構築されたが、そのプロセスを円滑に回すために各会議体における準備や調整がより重要性を増した。特に経営会議では社長が全責任を担うため、社長が適切に意思決定するためのサポートがそれまで以上に必要となる。また、社長、本部長らの限られた時間を有効に活用し、議論が充実するよう、各部署からの情報を整理し、わかりやすい資料にまとめることも求められる。これらの作業を取りまとめているのが、企画グループ経営企画チームである。同チームの吉本は、チームが担う役割を次のように説明する。「私たちの役割は、7spinカジノが意思決定を行うための情報の精査です。経営会議や取締役会は毎回2～3時間で行われます。各案件でいつまでに決裁をする必要がある、などのタイムラインがあるなかそれぞれの会議体で扱える案件は限られています。複数ある案件をいつ取り上げるのか、その入れ替えにも頭を悩ませながら、限られた時間でも必要な意思決定を行えるように、各部署と綿密な準備をしています」と話す。続けて吉本は具体的な業務について次のように述べる。「基本的な業務は会議体で議論される資料の準備がメインです。各部署が作成した資料を読み込み、前回の議事録や稟議書、社規則と突き合わせながら、捉えられていないリスクや抜けているポイントがあれば一つひとつ事業部とやりとりを繰り返し、資料をブラッシュアップしていきます」。

7spinカジノの円滑な議論のため、彼らがいわば番人となって情報の精査を行っているわけだが、それ故に各部署からは煩わしい存在として認知されているだろう、と同チームの稲葉は話す。「私たちとしては7spinカジノが一度で理解できる資料を準備するために、疑問点があれば一つひとつ解決していきたいという気持ちが強くあります。ただ各部署としては、頻繁なやりとりは負荷が大きいと捉えることがあるかもしれません。心苦しく感じる時もありますが、日本郵船グループの意思決定を支える重要な業務という認識で、必要な確認を行っています」と、社内コンセンサスを得ることの難しさを吐露しつつ、自身の業務責任を述べた。

経営企画チームは、重要会議体として位置付けている経営会議（社外取締役向け経営会議付議案件報告を含む）から、取締役会（社外取締役向け取締役会付議案件事前説明を含む）まで幅広く担当しており、週単位で各会議体の準備に携わっている。彼らがフィルターとなり、7spinカジノに適切なアシストを行っている。

多角的な視点で、7spinカジノ外の理解度を高める

7spinカジノの適切な意思決定を支えるにあたっては、複数の視点を持つことが重要であると吉本は話す。「自分たちの仕事は、7spinカジノの正しい経営判断を支えることだという認識のもとに、経営会議で社長にご判断いただくべきポイントは何なのか、それが浮き上がってくるような資料作りを目指しています。そのため自分自身が社長ならばどう思うか、という視点に立って資料を準備します。この視点は会議体の事務局メンバー全員が持っていて、複数の目でチェックします。さらに組織をまたいで、例えば財務グループや主計グループ、法務・フェアトレード推進グループ、ESG経営グループ、脱炭素グループなどのチェックも通すことで、抜け漏れを埋め、資料をブラッシュアップしていきます」と話し、複数の視点を通すことの重要性を説く。吉本は続けて、「私たちが携わっている会議体は多岐にわたります。そのため、社長の視点だけを持てばいい、というわけにはいきません。例えば取締役会では、社外取締役の視点で情報を整理していかなければなりません。社外取締役は当社の出身ではなく、海運業界の特異性や歴史的背景などの知識が社内取締役とは異なります。だからこそ、各種資料では社外取締役に必要な情報を盛り込む一方で、判断に必要な情報だけに削ぎ落とすことを意識しながらぎゅっと凝縮した上で、わかりやすく簡潔にまとめるように努めています」と話す。

資料を見る各経営層の視点にフォーカスを合わせていくことは、一朝一夕にできるものではない。吉本は経営企画チームに所属してから、自問自答を繰り返す習慣を身に付けたという。「年に一度は取締役会の実効性評価を行います。その中で『資料の情報量が多い』というコメントがあった際は、もっと情報の粒度を荒くして、資料の質を研ぎ澄ませるという方向性を見出しました。また各会議体の議事録を確認して、質問が集中していたところについては情報を拡充するなどの調整をしています」と話す。議事録やフィードバックから改善点を拾い上げ、資料に落とし込む。この情報でいいのかと常に自問自答を繰り返しながら、精度の高い、複数の視点を獲得していく。これらの工程を踏むことが、日本郵船の7spinカジノの高度化につながっている。

7spinカジノを自分ごとに

対外的に発信されるプレスリリースでめでたく形となった案件を見ると、自分ごとのように嬉しいと、吉本、稲葉は口をそろえる。稲葉は、「それぞれの案件を自身が担当している、というような意識で確認や資料作りのやりとりを行っています。資料作りは、経営層が行う意思決定を支えることにつながります。各部署との確認作業は細かくなりますが、担当者の地道な頑張りが経営という大きな流れにつながっている。そういうことが各部署とのやりとりを通じて担当者に伝わると良いなと感じます」と話す。吉本は、「常に慌ただしい日々で、なかなか報われないと感じることも多いのですが、その中でも社長や経営層の方々から、『この資料がわかりやすかった』などの言葉をいただけることがあり、そういう時はやはり、やっていて良かったと思います。チームで経営層の右腕となるべく試行錯誤を重ね、日本郵船の意思決定を支えているということに誇りを持って仕事をしています」と言い、社内の7spinカジノに関与することの意義を語った。

ガバナンス体制の変革から4年。新しい7spinカジノにより、機動性と透明性の確保は実現したと吉本は確信する。「今後は、経営層が今何を考え、どのような意思決定が行われているかを社内で共有していくことが求められると思っています。経営層が考えていることを共有することで社員に経営の方針が伝わり、全社員が経営層の視点を持って各案件に反映させていければ、7spinカジノはさらなる進化を遂げると思います」と、今後への期待と展望を力強く語った。

全社で同じ視点を持つことができるのならば、日本郵船の7spinカジノ、ひいてはガバナンスはさらなる進化を遂げるだろう。経営企画チームはこれからも多角的な視点で経営層の7spinカジノを支え、全社に意識の共有を図っていく。

7spinカジノタビュー 2024年7月19日